Ciascuna delle 5 fasi di sviluppo del Team – preforming, forming, storming, norming, performing – si snoda lungo un percorso di diversa durata e prevede una o più riunioni con le diverse figure coinvolte: La criticità della fase richiede più incontri. I tre fondamentali sono:

1. Riunione di Pre-Forming (PF1):
   Partecipanti: Team Builder (TB), ovvero 1 consulente della Scuola di Palo Alto, e Sponsor (SP), Responsabile del Team per l’azienda. Durata della riunione: 3 ore
2. Riunione di Pre-Forming (PF2):
   Partecipanti: TB, SP e Team Leader (TL), individuato per ciascuna Squadra prevista, che risponde allo stesso Sponsor. Il TB illustra ai partecipanti gli strumenti che verranno utilizzati durante la prima riunione di Pre-Forming con i Team Members (TM) della Squadra. Durata della riunione: 4 ore
3. Riunione di Pre-Forming (PF3):
   Partecipanti: TB, TL di ogni Squadra (TLn) e Team Members di ogni Squadra (TMn). Il TB presenta la struttura del percorso di Teambuilding e fa utilizzare gli strumenti T2 che formeranno la base di partenza, la situazione denominata As Is.

Partecipanti: TB, TLn, TMn. Durante questa fase, che prevede un minimo di 2 riunioni, si utilizzerà lo strumento T2 denominato M.O.R.S.A., che detta le basi sulle quali si costruirà la struttura del Team, e lo strumento QST1 che lavora su alcuni fattori di comportamento del gruppo, indicandone i livelli di consapevolezza.

È la fase turbolenta del Team e, per questo, molto delicata. Gli incontri saranno mirati alla risoluzione dei conflitti che generano Storming e prevedono la partecipazione di tutte le figure del processo.
Le riunioni saranno pianificate e gestite in funzione del tipo di problema da affrontare. Due, però, sono le modalità di incontro:

• One to one: TB, TL e, se necessario, Sponsor studiano, dati alla mano, la situazione del Team e pianificano le azioni successive
• One to many: TB, TLn e TMn si confrontano sulla natura dei loro conflitti e decidono insieme una via risolutiva.

In entrambi i casi verranno messi in pratica alcuni strumenti della metodologia per risolvere le criticità e rientrare nei parametri M.O.R.S.A. iniziali. TL e TM sono in grado di condurre riunioni di monitoraggio dello stato di consolidamento del Team e favorire l’avanzamento verso una modalità d’integrazione vincente. In questi incontri verranno riproposti alcuni strumenti del T2 per controllare i parametri di funzionamento e verificarne il corretto posizionamento in vista delle attività svolte e degli obiettivi prefissati.